Jak zorganizować konferencję biznesową w Toruniu?

Konferencje biznesowe to doskonały sposób na wymianę wiedzy i doświadczeń, a także kontaktów, na których opiera się prowadzenie interesów. Jak dobrze zorganizować konferencję?

Podstawy

Pierwsze, co musimy ustalić, to podstawowe dane - tematyka i tytuł konferencji, jej data oraz budżet. O czym będą mówić prelegenci? Kto będzie naszym gościem? Co chcemy uzyskać w czasie wydarzenia? Jakie atrakcje chcemy zapewnić uczestnikom? Jakiego sprzętu potrzebujemy?

Dobra lokalizacja to połowa sukcesu

Kiedy już znajdziemy odpowiedź na powyższe pytania, czas przejść do wyboru obiektu. W przypadku, gdy chcemy urządzić spotkanie dla kilku pracowników, to warto zorganizować je w przestrzeni firmy. Co jeśli nie mamy odpowiedniego miejsca bądź na konferencję chcemy zaprosić osoby spoza firmy i chcemy się dobrze zaprezentować? Najczęściej swoją ofertę kierują do nas centra biznesowe, hotele i restauracje. Niewątpliwie, każda z tych opcji ma swoje zalety. Przy wyborze najlepiej kierować się tym, czego przede wszystkim potrzebujemy. Ośrodki biznesowe są wyposażone w designerskie sale i nowoczesny sprzęt, jednak osobno trzeba organizować catering i zakwaterowanie dla uczestników.

Jeśli gośćmi naszego eventu będą osoby, które przyjadą z daleka, planujemy ugościć ich poczęstunkiem w postaci przerwy kawowej, obiadu czy nawet uroczystej kolacji to najlepiej sprawdzi się hotel. Dlaczego? Dzięki takiemu wyborowi wszystko mamy na miejscu - zarówno nocleg, jak i wyżywienie. Ponadto większość hoteli jest wyposażona w różnych gabarytów i możliwości sale konferencyjne przystosowane do małych spotkań biznesowych, ale i dużych kongresów i konwentów. Przy wyborze hotelu z listy zadań wypada nam również konieczność organizacji transportu uczestników. W przypadku nocnej kolacji nie musimy martwić się drogą powrotną na miejsce odpoczynku, gdyż wystarczy, że wrócimy do pokoju znajdującego się piętro wyżej! Ponadto, jeśli chodzi o kwestie finansowe, to łatwiej wynegocjować korzystne ceny, jeśli wszystkie świadczenia zamówimy u jednego wykonawcy.

Najważniejsze kwestie organizacyjne

Obiekt konferencyjny należy zarezerwować odpowiednio wcześniej. Kiedy? “Goście najczęściej zwracają się do nas z tematem konferencji około dwa miesiące wcześniej. To optymalny czas, by zarezerwować odpowiednią liczbę pokoi dla gości, ustalić harmonogram spotkania, menu czy dodatkowe atrakcje. Oczywiście, zdarza nam się organizować eventy w krótszym czasie, ale w wypadku sprawnej organizacji i dobrej komunikacji z organizatorem, konferencja okazuje się pełnym sukcesem” - mówi Katarzyna Kęder manager z Hotelu Rubbens & Monet w Łysomicach. Odpowiedni termin to gwarancja, że otrzymamy salę, która będzie najbardziej odpowiadać naszym potrzebom, a także zarezerwować pokoje dla gości przyjezdnych.

W następnej kolejności dowiedzmy się, jakiego rodzaju sprzętu potrzebują prelegenci. Standardem jest zwykle nagłośnienie oraz rzutnik multimedialny. Oprócz tego komfort wystąpień wzmacnia także zmieniacz slajdów, flipchart czy mównica. W przypadku ciepłych miesięcy istotne jest, by sprawdzić czy sala jest wyposażona w klimatyzację. Co z ustawieniem sali? Czy zależy nam, by uczestnicy siedzieli przy ławach czy wystarczą wygodne krzesła w odpowiednim ustawieniu? W dalszej kolejności należy ustalić harmonogram spotkania. Trzeba także być przygotowanym, że pojedyncze prelekcje mogą przedłużyć się o około 5 minut, dlatego warto ustalić przerwy kawowe na poziomie 15-20 minut, by potencjalnie można było je skrócić celem dotrzymania harmonogramów. Kolejną ważną kwestią jest ustalenie menu obiadów i kolacji, także uroczystej, jeśli chcemy nadać jej wyższą wagę. O której mają się odbyć? Czy mamy wśród gości wegetarian lub wegan?

Kiedy już poznamy odpowiedzi na te wszystkie pytania, nastawimy się na potencjalne poślizgi i nieprzewidziane okoliczności możemy zacząć przechodzić do promocji wydarzenia. Po konferencji warto zebrać feedback od gości - czy to przez osobiste rozmowy czy dzięki formularzom w postaci ankiety.

Chcesz być na bieżąco z informacjami z Torunia i okolic? Polub nas na Facebooku