W hotelu w Toruniu odędzie wielki zjazd branży HR i kadr

Rok 2026 to czas wielkich zmian w prawie pracy które znacząco wpłyną na pracę działów kadrowo - płacowych, działów HR oraz specjalistów i prawników specjalizujących się w pawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Jest ich mnóstwo, a każde oznacza potrzebę dużych przetasowań w firmie. Jak się na nie przygotować oraz w jaki sposób wykorzystać do lepszego zarządzania organizacją i prowadzenia jej spraw pod względem prawnym? Tego wszystkiego dowiecie się podczas Konferencji „Kadry i Płace w obliczu zmian 2026 r. - Wyzwania, Szanse, Ryzyka".

Jak już wiecie z ototorun.pl, Toruń będzie gościł konferencję „Kadry i Płace w obliczu zmian 2026 r. - Wyzwania, Szanse, Ryzyka", która odbędzie się 15-16 czerwca 2026 roku w hotelu Copernicus. To największe wydarzenie branżowe w Polsce północnej, poświęcone tematyce kadr, płac, prawa pracy oraz twardego HR. Organizatorzy zapowiadają dwa dni intensywnej wiedzy i praktycznych analiz.

W naszym niedawnym tekście przybliżającym całe wydarzenie skupiliśmy się na tym, jakie zmiany - a chodzi o naprawdę poważne regulacje, które mogą wyraźnie przeformatować dotychczasowe wytyczne i metody działania - dla całej branży przynosi 2026 rok. Więcej na ten temat znajdziecie TUTAJ.

Przypomnijmy tylko krótko, że najbardziej na pracę działów kadrowo-płacowych, HR-ów, prawników i specjalistów od prawa pracy i ubezpieczeń społecznych rezonować będą: uprawnienia PIP do przekształcania umów cywilnoprawnych w stosunek pracy, regulacje dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców i wiążące się z tym ryzyka dla pracodawców, transparentność wynagrodzeń, zaliczanie okresów prowadzenia własnej działalności do stażu pracy oraz kwestie monitoringu i kontroli pracowników.

Po stabilnym 2025 roku zanosi się na ogromne reformy - porównywalne być może z tym, co działo się po wprowadzeniu Nowego Ładu. Poza przepisami duże znaczenie mają też umiejętności organizacyjne, szybkość obiegu dokumentów i weryfikacja poprawności ich wypełnienia - w tym wszystkim swoją rolę bez wątpienia odegra sztuczna inteligencja i możliwości wykorzystania modeli językowych do optymalizacji realizowanych zadań. Niemniej wiążą się z tym również ogromne zagrożenia.

Konferencja zaplanowana na 15 i 16 czerwca będzie odpowiedzią na tę dynamicznie zmieniającą się rzeczywistość. Natomiast precyzyjna identyfikacja wyzwań to jedna strona medalu. Organizatorzy nie tylko skupią się na problemach i pytaniach, ale chcą wypracować na nie konkretne odpowiedzi i rozwiązania. To właśnie wydaje się największym atutem całego wydarzenia i argumentem za tym, dlaczego warto wziąć w nim udział.

- To wydarzenie zostało stworzone z myślą o „twardym HR", czyli obszarach związanych z prawem pracy, kadrami i płacami. Obecnie na rynku dominują konferencje dotyczące miękkiego HR, employer brandingu czy wellbeing'u, natomiast wciąż bardzo brakuje wydarzeń skupiających się na praktycznych wyzwaniach działów kadrowo-płacowych. Dlatego postanowiłam stworzyć konferencję, która odpowiada na realne problemy i zmiany, z jakimi firmy mierzą się już dziś - mówi nam pomysłodoawczyni i organizatorka konferencji Karolina Niedzielska. - Poruszymy tematy kluczowe dla całej branży - od zatrudniania cudzoziemców i nowych uprawnień PIP, po transparentność wynagrodzeń, mobbing czy wykorzystanie sztucznej inteligencji w HR. Zależało mi nie tylko na omówieniu przepisów, ale przede wszystkim na pokazaniu praktycznych rozwiązań i realnych konsekwencji dla pracodawców, dlatego trudno znaleźć dziś w naszym regionie wydarzenie o podobnej skali i tak szerokim podejściu do „twardego HR" - dodaje. 

Dla potwierdzenia powyższych słów warto przybliżyć agendę całej konferencji. Składa się ona z aż 6 bloków tematycznych, kilkunastu prelekcji i wykładów oraz wystąpień ekspertów, których sylwetki przybliżymy Wam w kolejnym tekście. Teraz zwracamy natomiast uwagę na kompleksowe i maksymalnie szerokie podejście do rozważanych zagadnień.

I. Zatrudnienie cudzoziemców

Wygaszanie specustawy i nowa polityka migracyjna na lata 2026–2030 całkowicie zmieniają zasady gry. Jeśli dział HR lub agencja pracy przegapi ten moment i będzie działać "po staremu", firmie grożą drastyczne kary za nielegalne zatrudnienie i nagła utrata kluczowych pracowników, m.in. z Ukrainy. Panel ma pozwolić na wypracowanie schematu działania przy przejściu z chaotycznego zarządzania kryzysowego na długofalową strategię, a także pozwoli dowiedzieć się, jak bezpiecznie przejść przez nowe regulacje.

Kluczowe zagadnienia:

• Koniec specustawy w praktyce: Konsekwencje prawne wygaszania ochrony czasowej dla obywateli Ukrainy i nowe realia dla pracodawców.
• Nowy system monitorowania: Dlaczego samo wysłanie powiadomienia o zatrudnieniu już nie wystarczy i jak kontrolować status pobytu pracownika, by uniknąć kar.
• Zmiany w urzędach (2025–2026): Nowe procedury, cyfryzacja i elektronizacja postępowań migracyjnych okiem praktyków.
• Stabilność zatrudnienia: Nowe zasady legalizacji pobytu oraz alternatywne scenariusze zatrudnienia cudzoziemców.

II. Nowe przepisy w zasiłkach i orzekaniu o niezdolności do pracy

Przepisy, które weszły w życie na początku 2026 roku, stawiają na głowie dotychczasowe myślenie o zwolnieniach lekarskich (ZLA). Przy nowych zasadach przeprowadzania kontroli pracowników każda próba zakwestionowania "lewego" zwolnienia może skończyć się dla firmy procesem sądowym lub zarzutem o mobbing. Ponieważ prawo pozwala teraz na legalną aktywność zarobkową na chorobowym, należy dokładnie wiedzieć, gdzie leży granica między dopuszczalną pracą a jawnym wyłudzaniem zasiłku.

Kluczowe zagadnienia:

• Legalna praca na ZLA: Nowe definicje i twarde warunki, pod jakimi pracownik może dorabiać na chorobowym bez utraty zasiłku.
• Chorobowe w jednej firmie, etat w drugiej: Jak zgodnie z prawem rozliczać pracownika, który jednocześnie pobiera zasiłek u jednego pracodawcy, a wykonuje obowiązki u innego.
• Rewolucja w kontrolach ZLA (od 27 stycznia 2026 r.): Jak po nowelizacji art. 68 ustawy zasiłkowej pracodawca ma krok po kroku kontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnień lekarskich, by nie naruszyć prawa.

III. Rewolucja w Państwowej Inspekcji Pracy

To prawdopodobnie najważniejszy panel całej konferencji pod kątem ryzyka finansowego. Rząd, w ramach renegocjacji KPO, zamiast pełnego oskładkowania zleceń dał Państwowej Inspekcji Pracy bezprecedensowe uprawnienia. W ramach nowelizacji ustawy o PIP stworzono przestrzeń prawną do wydawania aktów administracyjnych wkraczających w sferę stosunków prywatnoprawnych. Inspektorzy, za pomocą decyzji administracyjnej, mogą przekształcić umowę cywilnoprawną lub kontrakt B2B w etat - ze wszystkimi tego skutkami finansowymi (ZUS, podatki, urlopy). Nieznajomość nowych procedur PIP i tzw. "czerwonych flag" w umowach to prosta droga do ogromnych kar i gigantycznych dopłat.

W tym przypadku trudno wymienić kluczowe zagadnienia, gdyż biorąc pod uwagę, jak medialny był ten temat i jak dużo może się zmienić na krajowym rynku pracy w związku z tymi przepisami, każdy wątek jest niezwykle istotny, a wiedza o tym, co się wiąże z daną zmianą, może mieć niebagatelne znaczenie. W tym segmencie konferencji zaplanowano dwa wystąpienia: Kalina Kaczmarek wygłosi prelekcję pt. “Nowe uprawnienia PIP – co zmienia się dla pracodawców w praktyce?”. Z kolei “Przekształcanie umów cywilnoprawnych w etat i interpretacje indywidualne PIP, czyli co tak naprawdę się zmienia?” to tytuł wystąpienia Adrianny Kucharskiej. W nich w zasadzie streszcza się wszystko, co najważniejsze w przypadku tego punktu konferencji. Jednocześnie to ostatni panel zaplanowany na 15 czerwca.

IV. Mobbing

Po 20 latach wchodzą w życie zupełnie nowe przepisy i definicja mobbingu, a na pracodawcach spoczywa bezwzględny, prawny obowiązek dostosowania systemów wewnętrznych. Ponieważ świadomość pracowników rośnie, a granice dopuszczalnych zachowań dramatycznie się przesuwają, brak jasnych procedur może sparaliżować firmę już przy pierwszym zgłoszeniu. Trzeba wiedzieć, jak powołać komisję i jak reagować na potajemne nagrania pracowników, by chronić biznes przed gigantycznym odszkodowaniem i kryzysem wizerunkowym.

Kluczowe zagadnienia:

•  Nowe prawo mobbingowe
• Nowe, konkretne obowiązki wdrożeniowe dla pracodawców. Procedura "od kuchni": Jak krok po kroku powinna działać komisja antymobbingowa (przyjęcie zgłoszenia, prawa i obowiązki członków, wybór składu).
• Ukryte nagrania jako dowód: Jak z perspektywy prawa i praktyki traktować nagrania robione przez pracowników z ukrycia.
• Finał postępowania: Narzędzia ukarania sprawcy, ochrona ofiary, zmiany organizacyjne oraz procedury wyciągania konsekwencji w przypadku bezprawnego pomówienia.

V. Kadry i płace w obliczu jawności i transparentności wynagrodzeń

Projekt ustawy z 29 kwietnia 2026 roku to ostateczny koniec ery, w której pensje były pilnie strzeżoną tajemnicą. Wchodzące w życie przepisy o jawności wynagrodzeń zmuszą do gruntownego przebudowania regulaminów pracy i systemów płacowych. Bez wiedzy, jak legalnie rozmawiać ze związkami zawodowymi na temat siatek płac oraz jak usunąć z umów zakazane klauzule poufności, grożą poważne kary finansowe za naruszenie unijnej dyrektywy.

Kluczowe zagadnienia:

• Koniec z klauzulami poufności: Jak dostosować dokumentację wewnątrzzakładową do zakazu utajniania pensji.
• Projektowane zmiany w zakresie transparentności i udostępniania danych o wynagrodzeniach pracownikom.
• Współpraca ze stroną społeczną: Nowe zasady prowadzenia obowiązkowych konsultacji ze związkami zawodowymi i przedstawicielami pracowników.
• Odpowiedzialność pracodawcy: Kary i konsekwencje prawne za błędy w realizacji nowych obowiązków jawnościowych.

VI. Sztuczna inteligencja - nowy kompan kadr i płac

 To nie jest futurystyczna wizja, tylko brutalna rzeczywistość - globalne koncerny pracują na zautomatyzowanych skryptach. Specjalista ds. kadr i płac w tym panelu dowie się, jak oddzielić marketingowy szum od realnych narzędzi (takich jak cyfrowe bliźniaki czy mObywatel), które pozwalają bezpiecznie, bezbłędnie i w pełni elektronicznie zawierać umowy oraz przetwarzać dane kadrowe bez dotykania drukarki.

Kluczowe zagadnienia:

• Automatyzacja i transformacja ról: Jak technologie AI Twins i AI Clones realnie zmieniają strukturę zatrudnienia w administracji i HR.
• Emotion AI: Praktyczne zastosowanie sztucznej inteligencji do zaawansowanej analizy absencji chorobowych i monitorowania nastrojów w zespole.
• Superhuman HR: Jak zdefiniować i obronić swoją rolę w dziale kadr, by stać się pracownikiem niezastąpionym przez algorytmy.
• Cyfrowy proces zatrudnienia: Praktyczne wykorzystanie aplikacji mObywatel oraz nowoczesnych systemów elektronicznych do zawierania umów o pracę bez papieru i ręcznego wprowadzania danych.

Organizatorem wydarzenia jest Perfecta Instytut Kadr i Płac. Konferencja będzie także wyjątkową okazją do spotkania i rozmowy z Karoliną Niedzielską - pomysłodawczynią wydarzenia - oraz innymi cenionymi ekspertami i praktykami prawa pracy. Wszystko w atmosferze sprzyjającej wymianie doświadczeń i budowaniu wartościowych relacji branżowych.

Mimo że program jest szczelnie wypełniony merytoryką, to organizatorzy podkreślają, że konferencja będzie nie tylko miejscem zdobywania wiedzy, ale również przestrzenią do budowania relacji i wymiany doświadczeń. Uczestnicy wezmą udział w uroczystej kolacji, spotkaniach networkingowych oraz rozmowach z ekspertami branży. Nie zabraknie także lokalnych akcentów - toruńskich pierników i tradycyjnych Katarzynek, które od lat są symbolem miasta Kopernika.

Autor: Arkadiusz Kobyliński

Chcesz być na bieżąco z informacjami z Torunia i okolic? Obserwuj nas na Facebooku oraz Instagramie.