Jak szybko ułożyć grafik dla kelnerów i kucharzy w sezonie turystycznym?

Sezon turystyczny w gastronomii to sprawdzian dla menedżera. Tłumy gości, rotacja pracowników i presja czasu sprawiają, że planowanie zmian przypomina układanie puzzli z setek elementów. Zobacz, jak sprawnie zarządzać czasem pracy swojej załogi, aby uniknąć chaosu, braków kadrowych i narzekania zmęczonego zespołu.

Tworzenie harmonogramu zawsze zaczynaj od twardych danych. Przejrzyj raporty sprzedażowe z zeszłego roku i sprawdź, w które dni lokal pękał w szwach. Zwróć uwagę na nadchodzące wydarzenia w Twojej okolicy, takie jak koncerty, festiwale czy święta, ponieważ mogą one zwielokrotnić liczbę gości. W ten sposób łatwo określisz godziny szczytu i te spokojniejsze, co pozwoli Ci optymalnie dopasować wielkość obsady do realnych potrzeb restauracji. 

Analiza przeszłych sezonów podpowie Ci również, kiedy warto ściągnąć dodatkową pomoc, a kiedy wystarczy standardowa liczba kelnerów na sali. Zatrudnienie pracownika sezonowego może znacznie odciążyć zespół i zmaksymalizować Twoje zyski, ale nie da się tego zrobić z dnia na dzień – bądź przewidujący.

Zanim wpiszesz nazwiska w tabelkę, zapytaj zespół o jego dostępność. W sezonie letnim często zatrudnia się studentów i pracowników dorywczych, dlatego musisz wcześnie poznać ich plany urlopowe oraz dni wolne od zajęć. Aby przyspieszyć cały proces, zrezygnuj z papierowych list i postaw na sprawdzone rozwiązania cyfrowe. Świetnym ułatwieniem w planowaniu zmian jest system dostępny pod adresem https://inewi.pl/funkcje/grafiki-pracy. 

Automatyzacja zbierania próśb o wolne znacząco zmniejsza ryzyko pomyłek i chroni Cię przed lukami w grafiku na dzień przed startem intensywnego weekendu. Elektroniczny obieg informacji oszczędza mnóstwo czasu, który możesz przeznaczyć na inne obowiązki menedżerskie.

Gastronomia rządzi się swoimi prawami, jednak zawsze musisz działać zgodnie z Kodeksem pracy. W restauracjach doskonale sprawdza się równoważny system czasu pracy. Pozwala on na wydłużenie zmiany kucharza czy kelnera do 12 godzin w dniach największego ruchu, co rekompensuje się krótszymi zmianami w inne dni lub dodatkowymi dniami wolnymi w tym samym okresie rozliczeniowym.

Pamiętaj o obowiązkowym odpoczynku. Pracownikowi przysługuje minimum 11 godzin nieprzerwanej pauzy między jedną a drugą zmianą oraz 35 godzin odpoczynku w skali tygodnia. Każdy zatrudniony na umowę o pracę musi również otrzymać co najmniej jedną wolną niedzielę w okresie czterech tygodni. Przestrzeganie tych zasad uchroni Cię przed karami z inspekcji pracy i przemęczeniem personelu.

Nie planuj po prostu wrzucenia pięciu osób na salę i trzech na kuchnię. Twój harmonogram musi uwzględniać konkretne role, takie jak barman, pomocnik, kucharz sekcyjny czy wydawka. Zawsze mieszaj na zmianie osoby bardzo doświadczone z nowymi pracownikami. Taki zabieg gwarantuje płynną obsługę w godzinach szczytu i zapewnia wsparcie dla osób, które dopiero uczą się pracy w Twoim lokalu. Prawidłowy podział ról sprawia, że zamówienia są realizowane bez opóźnień, jedzenie szybciej trafia na stoły, a goście wychodzą zadowoleni z jakości serwisu.

Gotowy harmonogram przekaż załodze na minimum tydzień przed startem nowego miesiąca. Szanuj prywatny czas swoich ludzi, aby mogli zaplanować własne aktywności i zregenerować siły przed maratonem pracy w sezonie turystycznym. Przed publikacją ostatecznej wersji warto pokazać wstępny zarys planu zespołowi. Wszelkie ewentualne konflikty wyłapiesz i rozwiążesz znacznie szybciej, zapobiegając niepotrzebnym nerwom i nagłym roszadom. Transparentność w układaniu grafiku buduje zaufanie do menedżera i bezpośrednio przekłada się na lepszą atmosferę podczas najtrudniejszych, wakacyjnych miesięcy.

Chcesz być na bieżąco z informacjami z Torunia i okolic? Obserwuj nas na Facebooku oraz Instagramie.