Jak niszczyć dokumenty zgodnie z wymogami prawnymi?

Przedsiębiorcy, którzy mają dokumenty zawierające dane chronione prawnie, muszą przestrzegać przepisów dotyczących ich prawidłowej utylizacji. Ustawodawca nie podaje jednak konkretnych rozwiązań, a raczej cele, jakie mają zostać osiągnięte. W jaki sposób niszczyć dokumenty zgodnie z literą prawa?

Tematem, który od wielu lat budzi kontrowersje wśród przedsiębiorców, jest niszczenie dokumentów. Wymogi stawiane przez ustawodawcę są surowe, jednak nie podaje on konkretnych rozwiązań, jakie należy wdrożyć w firmie. Podstawowym dokumentem regulującym kwestię pracy z dokumentacją, jest Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). Bardzo ważna jest także norma ISO/IEC 21964, która precyzuje sposób utylizacji dokumentów. Dotyczy ona przede wszystkim dokumentów papierowych, określając wymiary ścinek. Istotna jest także norma DIN 66399, która reguluje sposób niszczenia nośników danych. Więcej na ten temat można się dowiedzieć tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/torun/.

Ustawodawca wskazuje na podstawowy obowiązek, jakim jest odpowiednie zabezpieczenie danych. Przedsiębiorcy muszą się z niego wywiązywać zarówno w trakcie procedowania papierów, jak i ich archiwizowania i niszczenia. Dokumenty trzeba niszczyć zgodnie z ich terminem zapadalności. Najczęściej ma to miejsce raz w roku w ramach masowej utylizacji, o której więcej można dowiedzieć się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/masowe-niszczenie-dokumentow/. Dostęp do danych powinien być ograniczony, zatem należy wyznaczyć osoby do pracy z nimi. Przepisy nie regulują natomiast:

- sposobu niszczenia dokumentów,

- rodzaju urządzeń, jakich należy użyć podczas utylizacji (sformułowanie “niszczarki zgodne z RODO” jest więc hasłem marketingowym),

- terminu utylizacji dokumentów niechronionych prawnie (na przykład notatek własnych pracowników).

Wszystkie powyższe kwestie przedsiębiorcy powinni rozwiązać we własnym zakresie, wprowadzając stosowne zapisy w regulaminie wewnątrzzakładowym.

Nośniki danych inne niż papier wymagają profesjonalnego podejścia. Najważniejsza w tym przypadku jest demagnetyzacja, która odbywa się przy użyciu specjalnych urządzeń. Więcej na temat niszczenia nośników danych można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-nosnikow-cyfrowych-cd-dvd-hdd/. Przepisy nie podają tego wymogu wprost, jednak badania wykazują, że bez demagnetyzacji odtworzenie danych z nośników jest możliwe, natomiast obowiązkiem przedsiębiorcy jest zniszczyć je w sposób trwały. Bardzo istotne są również odrębne przepisy w zakresie ochrony środowiska, które jasno wskazują na to, że nośników nie można wrzucać do zwykłych kubłów. Choć wiedza na ten temat dopiero się rozwija, warto mieć świadomość istnienia tego typu regulacji chociażby ze względu na fakt, iż obecnie coraz więcej dokumentów ma formę elektroniczną.

Chcesz być na bieżąco z informacjami z Torunia i okolic? Obserwuj nas na Facebooku oraz Instagramie.