Starostwo Powiatowe wprowadziło w swojej placówce pomysłowe rozwiązanie

Kolejkomaty w Starostwie Powiatowym w Toruniu okazały się dobrym pomysłem. Nowy system pomaga interesantom i pracownikom.

Jak informowaliśmy na „Oto Toruń” pod koniec kwietnia, Starostwo Powiatowe postanowiło wprowadzić kolejkomaty w Wydziale Komunikacji i Transportu. Cele wprowadzenia tego rozwiązania były jasne – lepsza koordynacja obsługi osób załatwiających formalności w tym miejscu i zwiększenie efektywności pracy urzędu.

– Kiedy powierzono mi nadzór nad Wydziałem Komunikacji, Zarząd zobowiązał mnie do wypracowania nowych rozwiązań prowadzących do skrócenia czasu oczekiwania na załatwienie spraw w wydziale. Zainteresował nas system zarządzający ruchem klienta tzw. kolejkomat, który sprawdził się już w innych samorządach. O jego funkcjonalności przekonałem się wspólnie z naczelnikiem Wydziału podczas wizyty w Urzędzie Miasta Włocławka - wyjaśnia członek Zarządu Powiatu Janusz Kononiuk.

Po kilku miesiącach wiemy, że ten projekt okazał się skuteczny. Automat biletowy i monitor wyświetlający informacje o wolnych stanowiskach pomagają w zarządzaniu porządkiem przyjęć. Przede wszystkim dużo prostsze i lepiej dopasowane do potrzeb interesantów jest rezerwowanie miejsc w kolejce. Teraz, przez Internet można umówić się na konkretną godzinę, dzięki temu łatwiej dostosować swój plan dnia, tak żeby przybyć do Starostwa o wyznaczonej porze. Rejestracja jest prosta i intuicyjna. Przedstawiamy Wam jak to zrobić:

1. Na stronie www.powiattorunski.pl kliknąć zieloną kostkę „REZERWACJE INTERNETOWE”. Założyć konto podając imię, nazwisko oraz adres email, który będzie wykorzystany do weryfikacji konta oraz potwierdzenia rezerwacji wizyty.
2. Wybrać usługę, a następnie dogodną datę i godzinę. System zarezerwuje termin i prześle kod (numer) rezerwacji w postaci 6 cyfr i znaku graficznego na wskazany adres e-mail. Numer ten będzie potrzebny podczas wizyty w urzędzie.
3. Przybyć do urzędu 15 minut przed planowaną godziną wizyty, wpisać otrzymany numer identyfikacyjny na monitorze dotykowym biletomatu i pobrać bilet.
4. Ekran na ścianie wskaże okienko, w którym zostaniemy przyjęci i obsłużeni. Wyświetlacz nad każdym okienkiem pokazuje numer identyfikacyjny kolejnego klienta.

Ci, którzy nie chcą korzystać z możliwości wirtualnej rejestracji, mogą po prostu przyjechać do Wydziału Komunikacji i Transportu Starostwa Powiatowego w Toruniu. Wówczas wchodząc do Wydziału, należy skierować się do biletomatu, wybrać sprawę, a następnie odebrać bilet, który wskaże pierwszy możliwy termin jej załatwienia.

Wprowadzenie kolejkomatów pozwoliło zagwarantować spokój i przejrzystość załatwiania spraw. Automatyczne ustawianie porządku przyjęć spowodowało, że osoby pojawiające się w urzędzie wiedzą, kiedy i gdzie zostaną przyjęte. Dzięki temu wyeliminowano niepotrzebne napięcia i kolejki, które były uciążliwe zarówno dla urzędników, jak i interesantów.

- System motywuje także pracowników do profesjonalnej i szybkiej obsługi klienta, a wszystko to razem skutkuje tym, czego najbardziej oczekują zainteresowani, czyli zwiększeniem ilości obsłużonych klientów oraz skróceniem czasu oczekiwania – podsumowuje Janusz Kononiuk.

(Arkadiusz Kobyliński)

fot. Starostwo Powiatowe w Toruniu

Chcesz być na bieżąco z informacjami z Torunia i okolic? Polub nas na Facebooku