Metalowe szafy na akta, zabezpieczamy dokumenty.

Czy wiesz, jak prawidłowo przechowywać dokumenty? Gwarancją dla ich bezpieczeństwa będzie wyznaczenie specjalnego miejsca w firmie. Strefa ich przechowywania powinna być szczelnie zamknięta, bez dostępu osób trzecich, a także bez możliwości zalania lub innego zniszczenia. Czy metalowe szafki na dokumenty dobrze spełnią funkcję składziku? Dowiedz się więcej z artykułu i wyposaż swoje biuro w taki zestaw mebli, który będzie bezpieczny oraz solidny.

W projektowaniu wyposażenia biurowego istotne jest zachowanie porządku oraz bezpieczeństwa na wielu płaszczyznach. Firmowa dokumentacja jest tutaj czynnikiem niezwykle ważnym szczególnie, jeśli w codziennej pracy trudnimy się sporządzaniem umów z klientami lub inną profesją wskazującą na pracę z wartościowymi aktami. Przechowywanie dokumentów, zgodnie ze wszystkimi normami bezpieczeństwa jest niezwykle istotne. Jak zaprojektować wyposażenie takiego biura, aby sprostać tym wymaganiom?

Metalowe regały oraz szafki - dlaczego tak często się sprawdzają?

W jaki sposób odpowiednio wyposażyć biurowy składzik, w którym przechowujemy akta? Przede wszystkim należy zadbać o porządek całej dokumentacji. 

Teczki oraz segregatory z codzienną korespondencją lub notatkami możemy umieścić na metalowych półkach przenośnych regałów. W ten sposób, szybko zlokalizujemy ten dokument, który potrzebujemy. Na regale można także umieścić urządzenia do drukowania, skanowania, czy też drobny sprzęt biurowy, konieczny w codziennej pracy.

Jeśli w biurze przechowujemy również ważne dokumenty, w formie umów, o dużej wartości zarówno dla nas, jak i dla klienta to koniecznie zadbajmy o profesjonalne i szczelnie zamknięte szafy, które można znaleźć w sklepie specjalistycznym Pan-majster.pl. Przed zakupem zawsze warto zobaczyć czym cechuje się oglądana przez nas szafa. Bardzo dobrze sprawdzą się tutaj meble zamykane na klucz, do których będzie ograniczony dostęp. 

Metalowe regały mają również inne ważne zalety. Przede wszystkim są odporne na zalanie, a także często ognioodporne. Dzięki temu, możemy być pewni, że ważne akta nie ulegną uszkodzeniu, a my będziemy mieli do nich dostęp za każdym razem, gdy będzie to konieczne.

Zamykana szafa na dokumenty fot. sklep Pan-majster

Czy metalowe wyposażenie biura ma jakieś wady?

Trudno je odnaleźć. Solidny materiał wykonania takich segmentów to wyłącznie zaleta. Jedyne, na co można wskazać to trudność w ich przemieszczaniu. Można jednak wybrać regały na kółkach, którymi można dowolnie manewrować, umieszczając w konkretnej strefie składziku. 

Metalowe regały są również bardzo wytrzymałe, trudno zarzucić im jakikolwiek mankament w wykonaniu. Wystarczy szczelnie je zamknąć i schować klucz w bezpieczne miejsce, a dokumenty nie trafią w niepowołane ręce. 

Trudno wyobrazić sobie solidnie wyposażone biuro, bez segmentów, szaf, czy regałów, które pozwolą zachować bezpieczeństwo dokumentów. 

Tymczasem wiele firm o tym zapomina, lekceważąc fakt, że umowy oraz inne dokumenty o dużej wartości prawnej powinny być specjalnie zabezpieczone. Aranżując biuro lub prowadząc dokumentację firmową, pamiętaj o przestrzeganiu wszystkich zasad bezpieczeństwa. Tylko w ten sposób Twoje biuro zyska status profesjonalnie urządzonego miejsca pracy.

Jakie szafy biurowe wybrać?

Warto zwrócić uwagę na to, by w szafach biurowych była zastosowana możliwość regulacji półek. Poszczególne półki powinny być również tak wykonane, by można było na nich umieścić nawet 80 kg. Taka konstrukcja sprawi, że obszerna dokumentacja będzie przechowywana bez ryzyka zawalenia się wewnętrznych przegród.

Taki półki mogą także zostać połączone z drążkiem na ubrania i w ten sposób stanowić miejsce na przechowanie odzieży wierzchniej pracowników.

Inną, przydatną opcją w zaprojektowanych segmentach szaf biurowych będą specjalne wysuwane szuflady. Można w nich przechowywać akta w pozycji wiszącej, przez co dodarcie do konkretnego dokumentu jest znacznie łatwiejsze.

Pamiętaj: Jeśli przechowujesz w swoim biurze dokumentację podatkową to czas wyznaczony na ich zabezpieczenie wynosi 5 lat. 

Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. https://www.lexlege.pl/ordynacja-podatkowa/art-70/