Dlaczego niszczenie dokumentów jest kluczowe dla ochrony danych osobowych?

Dokumenty zawierające dane osobowe muszą być niszczone w taki sposób, aby odtworzenie informacji nie było możliwe. Zasada ta dotyczy wszystkich nośników danych - zarówno papieru, jak i dysków twardych czy płyt. Zaniechanie jej stosowania niesie za sobą poważne konsekwencje prawne.

Administrator danych osobowych, a więc na przykład pracodawca czy przedsiębiorca, ponosi za nie odpowiedzialność od momentu pozyskania aż do prawidłowego zutylizowania. W praktyce nie może dopuścić do ich wycieku, gdyż wiąże się to z odpowiedzialnością finansową i karną. Takie rozwiązanie wprowadza m.in. RODO, a więc główny akt prawny regulujący sposób przetwarzania danych osobowych. Niszczenie dokumentów w nieprawidłowy sposób lub zaniechanie tego obowiązku nie zwalnia z odpowiedzialności, dlatego warto przeanalizować, jak postępuje się w firmie z przedawnionymi dokumentami. Co istotne, nie ma tutaj znaczenia nośnik danych, a więc może być to zarówno papier, jak i dysk twardy. Więcej o tym, jak powinno wyglądać niszczenie nośników w bydgoskich firmach, można się dowiedzieć tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/bydgoszcz/.

Niszczenie dokumentów firmowych musi odbywać się w taki sposób, aby nie doszło do wycieku danych zarówno w trakcie trwania procesu, jak i po jego zakończeniu. W polskich przepisach nie znajdziemy konkretnych rozwiązań, natomiast szerzej opisują je dwie normy: DIN 66398 i DIN 66399. Na ich podstawie można wywnioskować, że podstawowe zadania przedsiębiorcy to:

- opracowanie procedur postępowania z dokumentami zawierającymi dane osobowe,

- terminowa utylizacja dokumentów,

- dobór odpowiednich sprzętów niszczących,

- zastosowanie odpowiednich technik utylizacji.

Ze względu na stopień skomplikowania powyższych zagadnień, coraz większą popularnością cieszą się usługi outsourcingowe w zakresie niszczenia dokumentów. Oferta dla firm w Torunia i okolic dostępna jest na: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/torun/.

Jak wskazuje RODO, dokumenty zawierające dane osobowe powinny zostać zniszczone niezwłocznie po upływie terminu przedawnienia. Innymi słowy, jeśli nie są już wymagane przez prawo ani też potrzebne, należy je zutylizować. Jeśli nie robimy tego na bieżąco, pomocne może okazać się masowe niszczenie dokumentów, o którym więcej informacji dostępnych jest na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/masowe-niszczenie-dokumentow/. Usługa ta znajduje zastosowanie, jeśli dokumentacja niszczona jest na przykład raz w roku. Niemniej jednak w wielu firmach trzeba robić to zdecydowanie częściej. Warto mieć świadomość, że wszelkiego rodzaju dokumenty, w których znajdują się dane osobowe, wymagają odpowiedniego postępowania. Jeśli samodzielne niszczenie dokumentów wykracza poza możliwości przedsiębiorcy, może on skorzystać z usług firm zewnętrznych.

Chcesz być na bieżąco z informacjami z Torunia i okolic? Obserwuj nas na Facebooku oraz Instagramie.